Hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Khi công ty của nước ngoài định thực hiện đối tác kinh doanh tại Việt Nam, lựa chọn thành lập văn phòng đại diện là một hình thức pháp lý vô cùng hữu ích. Thông qua văn phòng đại diện bạn có thể hợp tác với đối tác tại Việt Nam theo các hình thức tương ứng. Để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, nhà cung cấp/công ty của bạn phải thực hiện các thủ tục chuẩn theo các quy định của luật doanh nghiệp và luật kế toán Việt Nam.

1. Nội dung hợp pháp để thành lập văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, bạn cần nắm rõ về những nội dung hợp pháp cơ bản cần thiết.

a. Tổng quan luật và hình thức thành lập

Văn phòng đại diện thuộc loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam, được quy định trong Luật Doanh nghiệp Việt Nam. Văn phòng đại diện có hai hình thức thành lập và hoạt động: là thành lập và đăng ký văn phòng đại diện trực tiếp, hoặc thành lập và đăng ký văn phòng đại diện một cách gián tiếp thông qua công ty trực thuộc.

b. Quy định về thủ tục thành lập

Để thành lập và đăng ký văn phòng đại diện trực tiếp, bạn phải tuân thủ các quy định sau:

• Yêu cầu bạn phải có đủ chứng từ gốc bao gồm giấy đề nghị của công ty thành lập văn phòng đại diện, bằng báo cáo năm nhất và giấy biên nhận của công ty cổ phần nước ngoài cũng như các loại chứng từ khác (nếu có).
• Bạn cần đăng ký tên và địa chỉ của văn phòng đại diện.
• Bạn cần chuẩn bị bộ sưu tập các giấy tờ và chứng từ cần thiết để hoàn thành thủ tục và thực hiện các thủ tục đăng ký với các cơ quan chức năng.
• Đặc biệt, khi đăng ký văn phòng đại diện công ty cổ phần nước ngoài thì bạn cần cung cấp các chứng từ xác nhận từ nhà nước nơi công ty nước ngoài có địa chỉ đăng ký thường trú.

c. Kinh phí và thời gian thành lập

Thời gian thành lập và đăng ký văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đều phụ thuộc vào thủ tục đăng ký của cơ quan có thẩm quyền và cũng như nội dung hợp pháp. Tuy nhiên, khoảng thời gian thực hiện thường là từ 45-90 ngày.

Về kinh phí, bạn cần có ý thức chuẩn bị các chi phí nhất định như lập đề nghị trình ban hành công ty, phí đăng ký, phí dịch vụ lipe hội đồng thành lập, phí dịch vụ thuê văn phòng, v.v.

2. Quy định kế toán và thuế

Sau khi đã thành lập và đăng ký văn phòng đại diện thành công công ty cổ phần nước ngoài, nhà cung cấp/công ty của bạn cũng cần tuân thủ các quy định về kế toán và thuế Việt Nam.

a. Quy định kế toán

Theo Luật Kế toán Việt Nam, văn phòng đại diện cũng cần tuân thủ quy định về việc tổ chức kế toán. Theo quy định, văn phòng đại diện phải có bảng kê thu nhập, báo cáo tài chính kế toán, báo cáo thuế thu nhập cá nhân… và có thể có các bảng kê khác theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

b. Quy định thuế

Về quy định về thuế, văn phòng đại diện có trách nhiệm giải quyết các thủ tục đăng ký và thanh toán thuế thu nhập, thuế xuất nhập khẩu, thuế thương mại, thuế giá trị gia tăng… với các cơ quan chức năng có liên quan.

3. Tổng kết

Kết luận, thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần nước ngoài tại Việt Nam là một quy trình pháp lý chặt chẽ và trước khi thành lập, nhà cung cấp/công ty của bạn cần rõ ràng nội dung hợp pháp, thủ tục thành lập, kinh phí, thời gian và quy định kế toán và thuế Việt Nam.

Mong rằng bài viết trên sẽ giúp ích cho những ai đang muốn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.